Expert review: Microsoft Office 365

Is Microsoft erin geslaagd om de wensen van de gebruikers te vervullen met een gewaagde nieuwe tactiek? Microsoft heeft namelijk het roer volledig omgegooid en alles uit de kast gehaald om haar gebruikers op een nieuwe en innovatievere manier aan de slag te laten gaan. Wanneer je Office 365 zult moeten beschrijven is de ‘Cloud’ een woord dat zeker gebruikt zal moeten worden. Het is namelijk het allerbelangrijkste aspect van de nieuwe werkwijze die je met Office 365 zult beleven. Door de nauwe integratie met OneDrive bieden zij gebruikers bijna onbeperkte mogelijkheden om hun werk op te slaan en vervolgens te delen met anderen. Thuis je huiswerk maken, even snel je kwartaalcijfers weergeven of een belangrijke presentatie voorbereiden. Het kon allemaal al. Met Office 365 kan het altijd en overal, waar je ook bent.  

Software voor iedereen op maat gemaakt

Waar je bij voorgaande versies een gebruikerslicentie kocht voor één of meerdere gebruikers, doe je dat bij Office 365 in abonnementsvorm. Je huurt als het ware een licentie voor de verschillende versies die Office te bieden heeft. Het grootste voordeel hiervan is dat je niet meer gebonden bent aan één versie van Office, maar altijd up-to-date bent met de nieuwste versies. Daarnaast kan er gekozen worden om de licentie maandelijks of jaarlijks te hernieuwen. Met de vele opties die Office jou en je bedrijf te bieden hebben, zou je eigenlijk ook niet meer anders willen. Office 365 biedt het gemak van werken in een web-gebaseerde omgeving, met de desktop functionaliteiten die je gewend bent. 

Als particuliere gebruiker kun je kiezen voor Office 365 Personal, Home en University. Daarbij is het belangrijk te weten dat je bij het Personal pakket een licentie krijgt voor één persoon en bij Home je Office licentie kunt delen tot een totaal van vijf personen. Je staat hierin geheel vrij om te kiezen op welke systemen je de 5 de licenties wilt activeren. Het University pakket is speciaal ontwikkeld voor studenten die daarvoor in aanmerking komen. Het betreft een licentie voor twee systemen of tablets. De toepassingen kunnen volledig worden geïnstalleerd en je hebt ook de mogelijkheid om ervoor te kiezen om je bestanden online of offline op te slaan. Bij de drie versies heb je de beschikking over 1TB aan OneDrive opslag en 60 minuten gratis bellen naar vaste telefoonnummers met Skype.

Het activeren van Office 365 Personal en Home

Na het aanschaffen van je licentie kun je meteen beginnen met de activatie. In het doosje zit tegenwoordig geen dvd meer, maar alleen een productcode. Door naar Office.com/setup te gaan, kun je deze productcode invullen en ervoor kiezen om Office 365 op je computer te installeren. Nadat je product geregistreerd is, valt het op dat je op een Mac minder functionaliteiten krijgt dan wanneer je het pakket op een Windows computer zou installeren. Waar je bij Windows de 2013 versie kunt gebruiken, zit je bij je Mac nog steeds gebonden aan de inmiddels 4 jaar oude Office 2011. Wat betreft de interface en functionaliteiten is er dus niet veel veranderd, maar de opties die Office 365 biedt kunnen deze misslag nog wel veranderen. 

Bij het aanschaffen voor het volledige pakket van Office 2011 voor Mac, kocht je de software voor gebruik op één of drie computers. Bovendien had je maar een beperkte online opslagcapaciteit en was je echt gebonden aan een pakket dat speciaal voor de Mac ontwikkeld is. Zonder dat je daarbij op tablets kon werken. Office 365 biedt je voor nu nog wel de 2011 versie van Office, maar je bent wel altijd verzekerd van de nieuwste versie. Zonder bijkomende kosten. Je hoeft dus niet het hele pakket weer opnieuw aan te schaffen voor jezelf of het hele gezin.  

Qua prijs zitten beiden pakketten relatief niet ver uit elkaar. Een verschil van €30 op jaarbasis zorgt ervoor dat je bij Office 365 Home tot wel 5 gebruikers kunt werken met de verschillende desktoppakketten van Office. Bovendien is de licentie te activeren op 5 tablets en beschikt iedere gebruiker over 1 TB aan cloud opslag. Het Home pakket is ideaal als er twee of meerdere personen gebruik willen maken van de functionaliteiten van Office 365.  

Office 365 op je Mac, iPad en iPhone

De toepassingen die voor een Mac beschikbaar gemaakt zijn betreffen Office 2011: Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook. Waarbij OneNote afzonderlijk in de Mac App Store te downloaden is en Outlook recentelijk ge-update is naar de 2014 versie. Het pakket zal veilig en vertrouwd aanvoelen doordat de meeste Mac gebruikers deze versie al een aantal jaar in gebruik zullen hebben. Het punt waar Microsoft dan ook op ingespeeld heeft, is het universeel gebruik van de toepassingen op talloze manieren. Sinds de komst van Office 365 wordt het steeds gemakkelijker om je documenten met iedereen te creëren en te delen. Door je documenten op te slaan in de cloud en de link te delen met je vrienden, collega’s of studiegenoten, heeft iedereen er altijd toegang toe, ongeacht je werkplek. Je kunt met Office online in Word, Excel en PowerPoint zelfs zien wanneer iemand in jouw documenten aan het werken is, zodat er nooit meer dubbel werk gedaan wordt. 

De apps van Word, PowerPoint en Excel zijn eenvoudig en zonder kosten te installeren op je iPhone en iPad. Op beide systemen biedt het een intuïtief ontwerp, wat het werken op je mobiele apparaat een heel stuk aangenamer maakt dan voorheen. Microsoft heeft er namelijk voor gezorgd dat het hele scherm optimaal benut wordt. Bovenin het scherm van je iPhone bevinden zich enkele knoppen die je toegang verlenen tot verschillende tools. Deze opties zullen op de plek verschijnen waar je toetsenbord normaal gesproken zit. Zo wordt het aanpassen van een document voor iedereen makkelijk  en toegankelijk gemaakt. Bovendien is het ontworpen om naadloos in het design van iOS 7 & 8 te passen en werkt het vloeiend zoals je zou verwachten. De iPhone versie biedt door zijn compactheid slechts enkele van de vele functionaliteiten die de desktopversie wel heeft. Echter is de applicatie wel ideaal om onderweg of even snel op kantoor de laatste tekstuele aanpassingen te maken en op te slaan in de cloud.

Office 365 op je iPad komt het dichtst in de buurt van het werken met de desktopversie. Het design is ervoor gemaakt om in de huidige stijl van de Office applicaties te passen, waardoor het makkelijk wordt om te wisselen tussen verschillende apparaten. Het grote scherm biedt je veel overzicht en laat ruimte voor extra functionaliteiten. Zo kun je naast tekstuele aanpassingen ook de opmaak en indeling naar eigen smaak veranderen. Office voor de iPad is gratis te installeren, maar je kunt pas echt van de functionaliteiten gebruik maken wanneer je beschikt over een Office 365 licentie. Wat erg handig is, is dat je door het koppelen van een toetsenbord, nog productiever aan de slag kunt gaan. 

Conclusie

De functionaliteiten van Office 365 hebben ervoor gezorgd dat mensen altijd klaar zijn voor de toekomst. Het is jammer dat Windows gebruikers van wat meer functionaliteiten van Office kunnen genieten en dat Apple gebruikers op de oude en vertrouwde Office 2011 moeten werken. Echter heeft Microsoft aangekondigd rond eind 2015 met geüpdatet versies voor de Mac te komen. Met Office 365 heeft het bedrijf heel wat stappen in de juiste richting gezet. Het heeft ervoor gezorgd dat iedereen altijd en overal bij zijn documenten kan om deze aan te passen en te delen. Of je nu een zakelijke of particuliere gebruiker bent op een computer of mobiel apparaat. De barrière tussen systemen is met Office 365 weggehaald en geeft de gebruikers een stukje vrijheid waar men in de huidige tijd echt aan toe is.

Amac TV over Microsoft Office 365